L’employeur est-il tenu de prendre en charge les frais de ses salariés en télétravail ? La brève

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Publié le 15 Déc, 2020

Plusieurs employeurs nous ont rapporté que la règlementation actuelle en matière de télétravail ne faisait pas état d’une obligation de prise en charge des frais engagés par les salariés dans le cadre du télétravail. C’est exact. Certains en concluent qu’ils ne sont pas tenus de défrayer leurs salariés placés en télétravail. Là, c’est inexact : l’employeur dont le salarié est placé en télétravail doit prendre en charge les frais de ses salariés.

Jusqu’à l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, l’article L1222-10 du Code du travail disposait expressément qu’en matière de télétravail, « l’employeur est tenu à l’égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci ».

L’ordonnance du 22 septembre 2017 a modifié l’article L1222-10 du Code du travail et a supprimé la disposition relative à la prise en charge des frais des salariés en télétravail.

La suppression de cette disposition ne remet pas en cause l’obligation de l’employeur d’indemniser ses salariés.

L’Accord National Interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 ayant institué le télétravail et applicable aux entreprises dont l’activité est représentée par le Medef, la CPME et l’U2P l’imposait déjà.

L’employeur reste en outre et surtout tenu d’une obligation générale de prise en charge des frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de l’activité professionnelle. Il n’est pas inutile de rappeler que cette obligation est d’ordre public.

Le rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance du 22 septembre 2017 rappelait par ailleurs que les modalités de prise en charge des frais occasionnés par le télétravail doivent être précisées dans le cadre de l’accord collectif, de la charte ou de l’accord individuel mettant en œuvre le télétravail.

La suppression de l’alinéa de l’article L1222-10 du Code du travail par cette ordonnance n’avait donc manifestement pas pour objectif de dégager l’employeur de toute obligation.

Tout au plus, peut-on y voir l’intention du législateur de déréguler l’étendue de l’obligation.

La suppression de la liste établie au terme de l’ancien article L1222-10 du Code du travail (i.e. le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci), ouvre la voie à la négociation sur l’étendue de la prise en charge des frais engagés à l’occasion du télétravail.

Cela s’inscrit d’ailleurs dans l’intention des ordonnances Macron de 2017 ont voulu revaloriser la négociation d’entreprise et l’adaptation des règles sociales à la singularité de chaque entreprise.

En définitive, les employeurs se doivent de garder à l’esprit qu’ils sont tenus de prendre en charge les frais engagés à l’occasion du télétravail pour la fraction afférente à l’activité professionnelle de leur salarié et qu’ils devront engager une réflexion – et une négociation – autour de l’étendue de cette prise en charge.

C’est d’ailleurs le sens du nouvel ANI du 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail », qui prévoit dans un article 3.1.5. les modalités de prise en charge des frais professionnels en ces termes :

«  Le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de travail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité́ professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur.

Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des frais professionnels peut être, le cas échéant, un sujet de dialogue social au sein de l’entreprise.

L’allocation forfaitaire versée, le cas échéant, par l’employeur pour rembourser ce dernier est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales dans la limite des seuils prévus par la loi ».

Si les signataires de l’ANI n’ont manifestement pas entendu imposer de négociation obligatoire autour de la question de la prise en charge des frais, il n’en demeure pas moins qu’il s’agit d’une quasi nécessité pour s’épargner des contentieux inutiles.

Il est effectivement préférable de déterminer en amont les procédures et les règles propres à l’évaluation des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle dans l’intérêt de l’entreprise plutôt que d’avoir à supporter le poids de débats autour de comptes d’apothicaires et celui de décisions à la faveur du salarié.

Des discussions doivent dès lors être engagées en amont de la formalisation du télétravail dans l’entreprise au moment d’un audit préalable qui permettra de définir le champ d’application du télétravail dans l’entreprise et l’évaluation des coûts engendrés notamment par l’identification des régimes sociaux et fiscaux de l’ensemble des coûts de main d’œuvre.

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